A digitális világ gyors ütemben változtatja meg mindennapjainkat és mint látjuk ez nemcsak a magánéletünkre, hanem a munkahelyekre is hatással van. A papírmentes iroda koncepciója, ahol minden adat és dokumentum digitálisan tárolódik, már nem csupán egy távoli álom, hanem egy valós cél is lehet, amelynek elérése minden eddiginél közelebbinek tűnik
De vajon lehetséges-e egy valóban zéró papíros munkahely kialakítása?
Milyen technológiai eszközökre van szükség hozzá?
Na és mi állhat az átállás útjában?
A digitális transzformáció már nem csak egy divatos fogalom, hanem egy alapvető változás, amely a vállalkozások minden egyes területét érinti. A papíralapú iratok kezelése rendkívül időigényes és költséges, hiszen az iratok tárolása, keresése és védelme mind olyan feladatok, amelyek rengeteg munkát igényelnek,nem is beszélve a fizikai tárolóhelyek fenntartásának költségeiről. A papírmentes iroda nem csupán a papíralapú dokumentumok eltüntetését jelenti, hanem egy átfogó digitális rendszerré válást, ahol minden adat könnyedén elérhető, rendszerezhető és biztonságosan tárolható, megkönnyítve mindenki munkáját hosszútávon.
A technológia fejlődése,mint a felhő alapú rendszerek,az automatizálás és a mesterséges intelligencia mind lehetőséget adnak arra, hogy a vállalatok gyorsan, költséghatékonyan és biztonságosan végezzenek minden adminisztratív feladatot, ami rájuk hárul.
Így nem csupán a papíralapú munkafolyamatok csökkenthetők, hanem a vállalati kultúra is jelentős átalakuláson mehet keresztül. Ahogy a technológia lehetővé teszi az egyszerűsítést, úgy a munkaválallók munkamódszere is változhat, ami hatékonyabb munkavégzést eredményezhet.
A papírmentes iroda megvalósítása érdekében számos modern technológiai eszköz és megoldás áll már a rendelkezésünkre.
Bár a tökéletes, teljesen papírmentes környezet kialakítása még számos kihívást rejt, a megfelelő eszközök és rendszerek jelentősen hozzájárulhatnak a folyamat sikerességéhez.
Mutatjuk hogyan:
A felhő alapú rendszerek (mint a Google Drive vagy Dropbox) lehetővé teszik, hogy a dokumentumokat biztonságosan tároljuk, bárhonnan elérhessük valamint könnyedén megoszthassuk őket a munkatársakkal.
A papíralapú iratok helyett minden adat digitálisan tárolódik, kereshető és osztható, anélkül, hogy fizikailag bárhová is el kellene helyezni őket.
A digitális aláírások nemcsak kényelmesek, hanem teljes mértékben jogilag is elfogadottak már. A papíralapú szerződések, dokumentumok aláírása helyett mindent online, biztonságosan aláírhatunk. Olyan platformok, mint a Docusign vagy az Adobesign, már az üzleti élet elengedhetetlen részévé váltak, lehetővé téve a gyors, papírmentes ügyintézést.
A mesterséges intelligencia és az automatizált munkafolyamatok képesek átvállalni a dokumentumok osztályozásának, tárolásának és keresésének feladatait. Az optikai karakterfelismerés (OCR) technológia lehetővé teszi, hogy a papíralapú iratok gyorsan és hatékonyan digitalizálódjanak, ezáltal csökkentve a papíralapú adatkezeléshez szükséges időt és erőforrásokat.
A vállalatok számára egyedileg kifejlesztett dokumentumkezelő szoftverek, mint például a Sharepoint vagy az M-Files, egyszerűsítik a dokumentumok kezelését. Az ilyen rendszerek segítenek a dokumentumok rendszerezésében, biztonságos tárolásában és gyors elérésében, mindezt digitális formában. A digitális rendszerekben az adatok könnyebben kereshetők és könnyedén hozzárendelhetők a megfelelő projektekhez vagy kollégához.
Bár a digitális átalakulás rendkívüli előnyöket kínál, nem szabad megfeledkezni a jogi és adatvédelmi szempontokról sem. Az adatvédelmi szabályozások, mint például az Európai Unió GDPR rendelete,szigorúan meghatározzák, hogyan kell kezelni és tárolni a személyes adatokat. A papírmentes iroda kialakítása során biztosítani kell, hogy minden dokumentum és adat megfeleljen a helyi jogszabályoknak.
A digitális aláírások, a biztonságos tárolás és a digitális dokumentumok védelme különösen fontos a jogi érvényesség szempontjából is.
A megfelelő technológiai megoldások alkalmazásával elérhetjük, hogy a digitális dokumentumok minden tekintetben megfeleljenek a jogi előírásoknak, miközben megőrizzük az adatvédelmet és a biztonságot.
Miért nehéz a teljes digitalizáció?
Bár a digitális átállás rengeteg előnnyel jár, számos akadály is nehezítheti a papírmentes iroda megvalósítását.
Nézzük, hogy miért.
A legnagyobb kihívások közé tartoznak:
1. Változások a vállalati kultúrában
A digitális átállás nem csupán technikai kérdés, hanem egy komoly kulturális változást is igényel.
Sok munkavállaló még mindig jobban érzi magát a papíralapú rendszerekben, mert azok kézzelfoghatóak és megszokottak.
Az átállás előtt álló vállalatoknak kiemelten fontos a munkavállalók megfelelő tájékoztatása és betanítása, hogy sikeresen vegyék az új digitális kihívásokat.
2. Kezdeti költségek
Bár a hosszú távú megtakarítások jelentősek lehetnek, az új rendszerek bevezetésének kezdeti költségei, mint az új szoftverek és a szükséges képzések, gyakran komoly pénzügyi terhet róhatnak a vállalatokra.
A kisebb cégek esetében a kezdeti költségek még inkább problémát jelenthetnek és nem minden vállalkozás képes azonnal megvalósítani a teljes digitalizációt.
3.Papíralapú iratok szükségessége
Bár egyértelműen a digitalizálás a jövő, még mindig vannak olyan iparágak, ahol a papíralapú dokumentumok szükségesek a törvényi előírások vagy a hosszú távú archiválás miatt.
A jogi előírások és az iparági sajátosságok miatt a teljes papírmentesség elérése nem minden esetben lehetséges.
Akkor mégis mikor érhetjük el a zéró papíros irodát?
A papírmentes iroda nem csupán egy divatos trend, hanem egy reális, fenntartható cél, amely a jövő üzleti környezetének egyik alapkövévé válhat. Az új technológiák, mint a felhő alapú tárolás, a digitális aláírások és az automatizálás, mind lehetővé teszik, hogy az irodai munkafolyamatok digitálisan történjenek.
Az igazán sikeres digitális átállás azonban nemcsak a technológiától függ, hanem attól is, hogy hogyan képesek az emberek alkalmazkodni az új munkamódszerekhez.
Ahogy a digitalizáció egyre inkább elérhetővé válik, úgy a papírmentes iroda is egyre inkább válik reális céllá.
Az igazi kérdés tehát nem az, hogy lehet-e teljesen digitalizált irodát működtetni, hanem hogy mikor válik a zéró papíros iroda minden vállalkozás számára elérhetővé.
Véleményem van, amit úgy érzek, most le kell írnom.
Az MKOE, mint azt egy nem olyan régen közzétett cikkben láthattátok, írt egy összefoglalót az eddigi változásokról, és amelybe megfogalmaztuk azokat az ötleteinket is, amit megfontolásra érdemesnek gondoltunk. Történtek jó intézkedések és rosszak is. Nehéz ilyenkor jó, csak jó döntést hozni, ezt el kell ismerni.
Ami viszont nagyon erős visszásságot okozott, az az, hogy a címben nevezett támogatás sajnos nagyon keservesre sikeredett!
Azt, hogy a bértámogatás feltételei pontosan melyek is, azt nem kívánom most leírni, hiszen sok kiváló kollégám ezt már megtette.
A szakma pontosan értesülhetett arról, hogy ez mivel és hogyan jár.
Amellett viszont nem tudok elmenni, hogy a gyakorlati megvalósítása ennek a támogatásnak, rendkívül bonyolult és csak nagy nehézségek árán, hatalmas bürokratikus elemekkel tarkítva lehet megigényelni. Ezekben a vészterhes időkben nem hiszem, hogy az lenne a legfontosabb egy űrlap (amelyet persze, már azonnal módosítottak is) arról kérdezősködjön, hogy mi a nemzetiségem, az iskolai végzettségem, stb...stb...( leírni sincs képem)
Ugyan valamelyest csökkent az első nyomtatványhoz képest a kitöltési "nehézségi fokozata", de a mostani is szánalmasan gyengére és erőltetettre sikeredett! Mintha nem lett volna milyen kérdést feltenni, de mégiscsak kérdezni (nyilatkoztatni) kell valamiről a dolgozót.
Nincs más célom ezzel a cikkel csak arra rávilágítani, hogy fel kell hívni a bürokratikus akadályokat kitalálók figyelmét, arra a tényre, hogy most nincs szükség rá, hogy igazolják létüket, most nem ennek az időszaka van!
Egy GINOPOS elszámolás is egyszerűbbnek tűnik, ahhoz képest, amit itt kell kitöltögetni és amilyen kérdésekre kell válaszolni a nyilatkozatban.
Nem szoktam ilyen mélységig vizsgálgatni egy témát, mivel azok a szenzációs szakemberek, akik mellettem dolgoznak, mindent alaposan "kiveséznek", de e témában mélyre ástam magam.
Ezért gondolom, hogy egy olyan véleményt osztok meg, amelynek személyesen is megtapasztaltam a hátulütőit. Az MKOE elnökeként, mindenképpen szót kell emelnem egy olyan bürokratikus akadály miatt, mit ez a jelenlegi ügy.
Az elmúlt időszakban tapasztalhattuk, hogy nem dőlt össze a világ, amikor leépítettünk egy-egy bürokratikus akadályt (lásd példának a gyógyszertárakban a receptek kiváltását, ugye már más is kiválthatja a "felhőbe" felírt gyógyszereinket. Ezelőtt ez istenkáromlásnak számított és rendkívül bürokratikus szabályok mentén lehetett csak kiváltani más gyógyszereit).
Több kollégával egyeztetve, azt tapasztaltam, hogy nagyon kevesen tudják, akarják, merik! meg igényelni ezt a támogatást, amely pedig létszükséglet, hogy meg tudják tartani munkatársaikat. Az MKOE kiállt azért, hogy mindenki próbálja megmenteni dolgozóit, viszont ehhez szükséges egy kormányzati valós támogatás is!
Tisztelettel kérem ismételten a részletszabályokat kidolgozóktól, hogy NE! Most nem ennek van az ideje.
Amikor pedig visszatérünk a valamikor még normálisnak mondott "kerékvágásba", akkor kérem, hogy a most bevezetett valóban egyszerűsített dolgokat, amelyek működtek, tartsuk meg és higgyük el, hogy így is működni tudnak!
"Egy humanista álmodozó"